Warum Projekte scheitern – und wie man das vermeidet

Drei Personen, einer hält sich den Mund zu, eine die Augen und eine die Ohren
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In der Welt der Projektarbeit lauern zahlreiche Hürden, die den Erfolg eines Vorhabens gefährden können. con.sens mobilitätsdesign berichtet aus der langjährigen Verkehrsplanungs-Praxis und zeigt die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Projekte auf: konkrete Planung, Kommunikation und Flexibilität.

Den Prozess richtig anlegen

Eines der häufigsten Probleme ist eine unzureichende Konzeption des Prozessdesigns. Beginnt ein Projekt ohne klare Zielsetzung und präzise Anforderungen, ist der Weg zum Scheitern bereits geebnet. Eine gründliche Initiierungs- und Planungsphase ist daher unverzichtbar.

Beispiel: Ein Bürgermeister möchte die Hauptstraße im Ort attraktivieren. Die Planer:innen erstellen einen entsprechenden Entwurf. Die Planung gefällt dem Bürgermeister, aber da das Projekt den öffentlichen Raum stark verändern und hohe Kosten verursachen würde, möchte er nun doch die Bevölkerung einbinden. Es wird eine Beteiligungsveranstaltung organisiert, wo die Planung vorgestellt wird. Es kommen viele Menschen und sie sind sehr interessiert am Projekt. Es zeigt sich jedoch, dass die Planung vielen nicht gefällt. Außerdem sind die Menschen unzufrieden, weil sie erst nach der Planung und nicht zu Beginn eingebunden wurden. Das Gesprächsklima ist nun schlecht. Es ist unklar, ob ein alternativer Planungsvorschlag eine Mehrheit finden würde. Wahrscheinlich wird jetzt gar nicht umgestaltet.

Ressourcenknappheit und unrealistische Zeitpläne sind ebenfalls häufige Gründe für ein Scheitern. Realistische Budgetierung und Zeitplanung sind essenziell, um unvorhergesehene Probleme zu bewältigen. Ebenso wichtig ist ein effektives Projekt- und Risikomanagement. Die Antizipation potenzieller Risiken und die Entwicklung von Bewältigungsstrategien sind entscheidend, um unerwarteten Herausforderungen wirksam zu begegnen.

Kommunikation im Team und nach Außen

Ein weiterer kritischer Faktor ist die Kommunikation. Ein Mangel an Offenheit und Klarheit kann zu Missverständnissen und ineffizienter Zusammenarbeit führen. Ein regelmäßiger Austausch im Team sowie die Einbindung von relevanten Akteur:innen zum passenden Zeitpunkt sind entscheidend für einen reibungslosen Projektverlauf. Die Kommunikation nach Außen und Einbindung von Stakeholder:innen spielt ebenso eine entscheidende Rolle. Ohne eine frühzeitige Berücksichtigung ihrer Perspektiven kann der Rückhalt für das Projekt fehlen. Ein praktisches Tool um die Kommunikation und Beteiligung zu planen, ist die Akteurs-Landkarte.

Beispiel: Die Radverkehrsbeauftragte einer Gemeinde veranlasst die Planung eines Radweges. Erst nach weit fortgeschrittener Planung wird das Projekt der Bürgermeisterin vorgestellt. Eine Zustimmung der Bürgermeisterin ist für die Finanzierung des Projekts nötig. Die Bürgermeisterin lehnt das Projekt ab, da aus ihrer Sicht wichtige Rahmenbedingungen nicht erfüllt sind. Es ist eine Neuplanung unter den anderen Rahmenbedingungen nötig. Ein Gespräch mit der Bürgermeisterin zu Beginn der Planung hätte dies vermutlich vermeiden können.

Flexibel auf externe Dynamiken reagieren

Projekte sind dynamisch – externe Einflüsse können den Verlauf erheblich beeinflussen. Flexibilität und die Fähigkeit zur Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen sind daher unerlässlich. Dabei ist auch politische Sensibilität von Bedeutung. In zahlreichen Projekten können politische Dynamiken und Entscheidungen den Fortschritt beeinflussen. Ein achtsamer Umgang mit politischen Faktoren und eine strategische Herangehensweise in diesem Zusammenhang können entscheidend sein, um politische Fallstricke zu vermeiden und das Projekt erfolgreich voranzubringen.

Beispiel: Bei einem Umgestaltungsprojekt des von parkenden Autos dominierten Ortsplatzes fallen Gemeinderatswahlen in die Projektlaufzeit. Es ist unklar, ob die Bürgermeisterin auch nach der Wahl noch im Amt sein wird. Es ist allen Beteiligten wichtig, dass der Platz in irgendeiner Weise umgestaltet wird, weil „es kann nur besser werden“. Im Projektzeitplan wird auf die Gemeinderatswahl Rücksicht genommen. Vor der Wahl werden noch keine konkreten Entscheidungen getroffen, aber es werden Qualitäten definiert, welche die zukünftige Planung erfüllen muss (neue Sitzgelegenheiten unter Bäumen, Radständer vor dem Eisgeschäft, Entsiegelung von Stellplätzen, hochwertige Gestaltung von Aufenthaltsbereichen). So kann die Bürgermeisterin das Projekt vorantreiben und aus ihrer Sicht wichtige Qualitätsmerkmale sichern. Die konkrete Ausgestaltung des Ortsplatzes erfolgt erst nach der Wahl. Sollte es zu einem politischen Wechsel kommen, kann der oder die Nachfolger:in sich im Rahmen der vorgegebenen Qualitäten ins Projekt einbringen. So ist zum Beispiel die genaue Anzahl von Baumpflanzungen und die zukünftige Stellplatzanzahl erst nach der Wahl zu definieren. Durch dieses Mitbestimmungsrecht der oder des Neuen erhöhen sich die Chancen auf eine politische Akzeptanz und eine rasche Umsetzung des Projekts.

Erfolgsfaktoren: Planung, Kommunikation und Flexibilität

In der Summe zeigt sich: Eine kluge Planung, transparente Kommunikation und eine flexible Herangehensweise sind entscheidend für einen erfolgreichen Projektverlauf. Die frühzeitige Identifizierung potenzieller Stolpersteine und eine proaktive Bewältigung sind der Schlüssel zum Erfolg in der komplexen Welt der Projekte.